Vilken värld vill du leva i?

Tjänsteutlysning kansliassistent till Muslimska fredsrörelsen

1 972

Kansliassistent till Muslimska fredsrörelsen – Svenska Muslimer för Fred och Rättvisa (SMFR)

 

Trivs du med att vara spindeln i nätet och vill arbeta i en ideell organisation som verkar för ett tryggare samhälle? Här erbjuds du en roll med varierande arbetsuppgifter på den snabbt växande fredsorganisationen SMFR på vårt kansli i Skanstull.

Om organisationen

Muslimska fredsrörelsen – Svenska Muslimer för Fred och Rättvisa (SMFR) är en ideell och allmännyttig frivilligorganisation som ger unga möjligheter att engagera sig i frågor som rör fred och säkerhetsfrämjande arbete, både nationellt och internationellt. Organisationen är partipolitiskt obunden och arbetar för att stärka unga i att utvecklas i ledarskap utifrån en islamisk världsbild såväl som få utökad förmåga och erfarenhet att ta ett större samhällsansvar och kunna bidra med nytta.

SMFR tränar individer i att bygga upp sin individuella kompetens, bygger upp förmåga att jobba uppgiftsorienterat i grupp för att uppnå gemensamt satta och långsiktiga mål, förmåga att ge och ta emot feedback, förmåga att reflektera och att få verktyg för att uppnå en högre nivå av personlig utveckling. SMFRs medlemmar ges genom utbildning möjlighet att verka för ett säkrare och tryggare samhälle genom förebyggande arbete för att bygga hållbar och rättvis fred genom att vara en plattform för att göra insatser i samhället.

Arbetsuppgifter

Som kansliassistent är din främsta uppgift att stötta generalsekreterare (GS) för att se till att verksamheten flyter på från kansliet såväl som att se till att rutiner och strukturer följs inom organisationen. Detta kan innebära väldigt varierande uppgifter. Du hanterar post och mail såväl som stöttar i olika administrativa system som stöd till förtroendevalda och GS. Du ser även till att sammanställa statistik och överblicksrapporter till GS. Arbetsuppgifter är sedvanligt kansliarbete som inköpssamordning, posthantering, arkiv, diarium, viss ekonomihantering, hålla rent och inventering m.m.

I rollen som kansliassistent så arbetar du även med Svenska Muslimer för Fred och Rättvisas profilprodukter och marknadsföringsmaterial där du har hand om hela kedjan från beställning, produktion till färdig produkt. Du tar ett övergripande ansvar för att på ett effektivt sätt genom bild och media försöka kommunicera ut vad SMFR gör såväl som utveckla mallar och rutiner för att underlätta och utveckla lokalavdelningars och SMFRs generella förmåga att bli mer effektiva och strukturerade i sin marknadsföring.

Utöver detta ansvarar du även för sortering och arkivering av fysiska dokument och digitala filer samt har koll på att alla dokument/filer är där de ska vara (samt enkla att finna)samt arbetar med att uppdatera medlemsregistret och mailutskickslistan.

Då rollen är ny på kansliet erbjuds för rätt person möjligheter att påverka hur det administrativa arbetet bedrivs.

Arbetsuppgifter:

  • Uppdatera/underhålla/ha koll på medlemsregistret, protokoll, mailregister, mailsystem, ekonomisystem, IT-produkter, profilmaterial
  • Ta fram profilprodukter och marknadsföringsmaterial såväl som skapa affischer
  • Utveckla rutiner/strukturer och mallar för att effektivisera kommunikation/information med och mellan förtroendevalda inom olika områden
  • Sköta betalningar och sortera kvitton
  • Hantera telefon, post och mailkontakter.
  • Förmåga att rycka in när det behövs och assistera GS vid behov
  • Se till att kansliet är i bra skick
  • Arbetsuppgifterna (och tjänsten) kan efter hand utökas om intresse och kompetens finns 

Arbetet utförs i en programmiljö av medlemsregister, word, excel, outlook, adobe photoshop, visma, bankprogram, google, youtube och facebook. Du bör vara socialt kompetent och gilla att ge service.

Kvalifikationer
Du som söker denna tjänst har som lägst gymnasiekompetens i form av slutbetyg/gymnasieexamen, gärna med IT/media eller ekonomisk inriktning eller annan utbildning i kombination med relevant erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Arbetet kräver även god administrativ förmåga och du uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska samt har goda IT-kunskaper. Erfarenhet av administrativt arbete från offentlig förvaltning liksom kunskaper i diarieföring/arkivering och B-körkort är meriterande.

Arbetet som kansliassistent är en servicefunktion, vilket ställer krav på att du är serviceinriktad, kommunikativ, strukturerad och noggrann samt van att tidvis arbeta i ett högt tempo. Andra personliga egenskaper som värdesätts är noggrannhet, flexibilitet och god samarbetsförmåga. Du skall ha förmåga att arbeta självständigt men i nära samarbete med övriga anställda på SMFR samt med förtroendevalda.

Du delar SMFRs grundläggande värderingar och stöttar de målsättningar som SMFR har. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och du förväntas, med ditt förhållningssätt, bidra till att alla blir bra bemötta. I denna rekrytering arbetar vi med ett löpande urval vilket innebär att vi kan komma att kalla till intervju innan annonstiden har gått ut.

Formella krav

  •  Gymnasial utbildning
  •  Meriterande med erfarenhet från administrativt arbete, gärna från ett kansli
  •  Systemvana och kunskaper i Officepaketet, Adobe photshop och datorvana
  •  Erfarenhet och förståelse för hur ideellt arbete fungerar
  •  Goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift 

Vi tror att du som söker tjänsten trivs med att ta egna initiativ och driva ditt arbete framåt. Du tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter och arbetar målorienterat, upprätthåller en tydlig struktur samt har förmåga att ta fram pedagogiska mallar som stöd till förtroendevalda. Du är trygg i din kontakt med andra och du har en naturlig fallenhet för service såväl som är pedagogisk och systematisk i din kontakt med förtroendevalda. Vidare trivs du med varierande såväl som rutinbaserade arbetsuppgifter och är inte rädd för att ta i där det behövs.

Övrig information

Start: Omgående
Plats: Skanstull i Stockholm
Tjänst: 50% vardagar 15:00-19:00 och vissa helger (kan kombineras med studier)
Lön: Enligt överenskommelse

Vi rekommenderar att du skickar in din ansökan omgående då vi gör ett löpande urval. Välkommen med din ansökan till jobb@muslimerforfred.org!